أهمية جداول البيانات للأعمال

Written by Mohamed Gamal

مارس 10, 2022

أهمية جداول البيانات عديدة لانها أدوات الانتقال لعدد لا نهائي من الفرق والشركات ممكن تكون بتستخدم واحدًا الآن  ولكن هل هي في الواقع أفضل أداة لتخزين وإدارة وتصور بيانات عملك؟  حان الوقت نتأمل بجدية مزايا وعيوب جداول البيانات.

لا تخطئ: تقدم جداول البيانات مجموعة واسعة من المزايا ، بما في ذلك أنها منخفضة التكلفة وأن معظم الناس على دراية بها. ولكن يمكن أيضًا أن يكون من الصعب استخدامها ولا تتكامل محليًا مع أنظمة التسويق والمبيعات والخدمات.

الان سنقوم بتفصيل مزايا وعيوب استخدام جداول البيانات لتتبع معلومات العملاء وإدارة المشاريع ومعالجة البيانات.

1. جداول البيانات مجانية.

بالنسبة لمعظم الشركات ، بتوفر برنامج جداول البيانات بسهولة وغالبًا ما يكون مجانيًا. سواء كانت شركتك تستخدم Microsoft Excel أو تعمل على Google Workspace’s Google Sheets ، فإن معظم الأشخاص اللي عندهم اتصال بالإنترنت يمكنهم الوصول إلى جدول بيانات.

2. تتطلب جداول البيانات الحد الأدنى من التدريب.

سواء كنت استخدمت جدول بيانات لإدارة أموالك الشخصية ، أو قضيت ساعات لا حصر لها في بناء جداول محورية للأدوار السابقة ، فمن المحتمل أن تكون لديك بعض الخبرة العملية في استخدام جداول البيانات  خارج إنشاء الصيغ المعقدة ، يعد تسجيل المعلومات في جداول البيانات أمرًا بديهيًا إلى حد ما ولا يتطلب تدريبًا مكثفًا للتعرف عليه. هذا يجعل جداول البيانات خيارًا يمكن الوصول إليه للفرق التي تتوسع بسرعة وليس لديها الوقت لتدريب الموظفين الجدد على استخدام برامج معقدة.

3. جداول البيانات قابلة للتخصيص.

جداول البيانات قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، وخصوصا لو كنت تعرف كيفية استخدام العديد من الصيغ والوظائف فيمكنك إنشاء أي نوع من المستندات باستخدام جدول بيانات ، حتى في التقويم.

ونظرًا لأنها قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة ، يمكن أيضًا أن تكون مخيفة عند استخدامها، انت مش متأكد من أين تبدأ ما لم يكن هناك قالب جدول بيانات متاح لما تريد القيام به عشان كدة لو كنت عاوز تستخدم جداول البيانات للأعمال ، فمن المهم أن يعرف أحد أعضاء فريقك على الأقل كيفية تخصيص جدول بيانات لتبسيط عملية الأعمال.

4. يمكن أن تكون جداول البيانات أكثر تعاونًا من الأدوات الأخرى.

بتوفر معظم أدوات العمل هذه الأيام بعض ميزات التعاون. على سبيل المثال ، يسمح Trello للفرق بإدارة المشاريع في واجهة واحدة  ولكن لا توجد أداة توفر نفس القدر من الرؤية مثل جدول البيانات.

يمكن لأي شخص في الفريق تحرير جداول البيانات بحرية ، عشان كدة في زيادة تلقائية في التعاون ولكن قد تحظر الأدوات الأخرى بعض الأذونات بناءً على ألقاب أعضاء الفريق أو المستويات الإدارية ، لا توجد مثل هذه القيود مع جداول البيانات (ما لم تقم بتقييد الأذونات عمدًا).

هل لاحظت أن هذا صحيح فقط للأدوات عبر الإنترنت مثل جداول بيانات Google لن تكون الأداة التي يتم تنزيلها على محرك الأقراص المحلي ، مثل Excel ، تعاونية ، لأن الملف متاح فقط على الكمبيوتر المحمول الخاص بك.

5. من السهل معالجة البيانات وتحليلها.

تجعل جداول البيانات من السهل معالجة البيانات تقدر تضيف مجموعات البيانات وطرحها وتقسيمها ومضاعفتها ؛ إنشاء جداول محورية ؛ إزالة التكرارات؛ استرداد البيانات من علامات تبويب أخرى ؛ وابحث في جميع الصفوف والأعمدة عن عبارة أو معلمة معينة.

ومع ذلك ، هناك جانب سلبي لهذا يمكنك تقسيم جدول بيانات بسهولة إذا قمت بإزالة جزء من البيانات كان جزءًا من صيغة أو عملية حسابية عن طريق الخطأ. من السهل أيضًا نقل معلومات خلية عن طريق الخطأ إلى خلية أخرى ، وحين تمسك بها ، ممكن يكون الوقت قد فات للتراجع عنها لذلك عليك ألا تخطئ وآمل أن تتذكر البيانات.

6. يمكنك دمج جداول البيانات مع أدوات معينة.

دة صحيح بشكل خاص لجداول بيانات Google ، والتي تعتمد على السحابة. باستخدام أداة مثل Zapier أو Integromat ، يمكنك تحميل بيانات جدول البيانات تلقائيًا إلى CRM أو في برنامج إدارة المشروع  طالما أن أعمدة جدول البيانات تتطابق مع حقول الإدخال في البرنامج. إذا كان هناك عدم تطابق ، فيمكنك توقع أخطاء تكامل كبيرة.

7. جداول البيانات سريعة وسهلة الإضافة إلى سير العمل.

في حين أن نظامًا مخصصًا ، مثل برنامج مبيعات ، قد يستغرق وقتًا حتى يتبناه المستخدمون ، فإن جداول البيانات لا تشكل مثل هذه التحديات. بمجرد إنشاء جدول بيانات ومشاركته بين أعضاء الفريق ، يصبح من السهل دمجه في سير عمل الفريق – بغض النظر عن حجم فريقك.

8. تعد جداول البيانات أدوات رائعة للوثائق المالية.

لا توجد أداة أخرى مثل جدول البيانات لإنشاء مستندات مالية مثل الميزانيات العمومية وميزانيات الأعمال وكشوفات التدفق النقدي . بمجرد أن تصبح جاهزًا لتصدير بيانات الإيرادات والأصول من أداة مسك الدفاتر ، يصبح الأمر سهلاً مثل توصيل الأرقام وإنشاء بيان جدول بيانات جديد كل ربع سنة.

9. لديك حق الوصول إلى عدد لا يحصى من قوالب جداول البيانات.

ذكرت سابقًا أنه لاستخدام جدول بيانات لحالة الاستخدام الخاصة بك ، فمن المحتمل أنك تحتاج إلى نموذج. وإلا فسيكون من الصعب إنشاء جدول بيانات يناسبك أنت وفريقك. والخبر السار هو وجود العديد من القوالب لكل من Excel و Google Sheets

10. يمكنك تصور البيانات (مع التحذيرات).

يمكنك استخدام جداول البيانات لتصور البيانات – ولكن لازم تعرف ازاى تعمل دة في أداة مثل Revamp CRM ، تحتاج ببساطة إلى الوصول إلى أداة لوحات المعلومات لإعداد التقارير لرؤية بياناتك بشكل مرئي تلقائيًا، يمكن لجداول البيانات أن تفعل الشيء نفسه ، لكنك ستحتاج إلى معرفة كيفية اختيار البيانات بشكل مناسب حتى لا تحصل على خطأ.

بمجرد أن تتعلم كيفية التعامل مع أدوات تصور جدول البيانات ، يمكنك إنشاء مخططات ورسوم بيانية بسهولة.

للتلخيص ، قد تكون جداول البيانات كافية للشركات الناشئة في المراحل المبكرة جدًا ، ولكن هذه المزايا غالبًا ما تكون قصيرة الأجل وبمرور الوقت ، يمكن أن تصبح جداول البيانات مشكلة أكثر مما تستحق.

حتى بالنسبة لشركة صغيرة ، فإن إدارة معلومات العملاء من خلال جداول البيانات هي في أحسن الأحوال غير منتجة وفي أسوأ الأحوال خطرة تمامًا لمجموعة متنوعة من الأسباب. الآن دعنا نناقش عيوب استخدام جداول البيانات لتتبع معلومات العملاء وبيانات الأعمال.

1. جداول البيانات ليست سهلة الاستخدام.

مفيش طريقة للتغلب عليها. جداول البيانات ببساطة ليست سهلة الاستخدام انها قابلة للتخصيص ومألوفة ، ولكن عندما تحتاج إلى التعامل مع الكثير من البيانات ، ستجد نفسك تقوم بالتمرير عبر مئات ، إن لم يكن الآلاف ، من الصفوف والأعمدة. يصعب استيعاب جداول البيانات وقراءتها بسهولة.

على سبيل المثال ، ألق نظرة على جدول البيانات هذا:

ثم انظر إلى معلومات مماثلة عن : Revamp CRM

أسهل بكثير في القراءة والإدارة ، مش كدة؟ لو كنت عاوز تخلى جدول بيانات أكثر سهولة في الاستخدام وقراءته ، فسيتعين عليك تعديل الألوان والخط وأحجام الخطوط بشكل كبير.

2. جداول البيانات ليست آمنة.

على عكس النظام المخصص الذي يتطلب الوصول إلى تسجيل الدخول ، يمكن نشر جداول البيانات لأي شخص في أي مكان بمجرد إرسال بريد إلكتروني و هذا يجعل من السهل على الموظف المخادع مشاركة العملاء المتوقعين وبيانات العملاء مع جهات اتصال خارجية (اقرأ منافسيك).

3. من الصعب معرفة من قام بتحرير جدول البيانات.

بينما تعد جداول البيانات أدوات تعاونية ممتازة تسمح لأي شخص في فريقك بإضافة معلومات ، فمن الصعب معرفة من قام بتحرير خلية ودة بيخلي انه من الصعب تحديد الطرف المناسب في حالة حدوث خطأ أو إذا حدث خطأ آخر في الورقة.

في المبيعات على وجه التحديد ، يعد إنشاء نظام منظم لتقسيم العملاء المتوقعين والعملاء عندما تعمل من جداول البيانات أمرًا صعبًا . ما لم تدرب ممثليك على تدوين ملاحظات دقيقة واتباع عملية توثيق صارمة ، فليس هناك ما يشير إلى آخر من تواصل مع عميل أو عميل محتمل ، وما هو محتوى الرسالة ، ومتى حدث التفاعل.

4. ستكون هناك إصدارات متعددة من الحقيقة.

قد يبدأ الجميع في العمل من نفس البيانات ولكن من المحتمل ألا يستمر ذلك لفترة طويلة ففي كل مرة يُجري فيها المندوب تغييرًا على جدول البيانات الرئيسي ، سيحتاجون إلى تحميله إلى مكان أساسي حتى يتم إرسال التعديلات إلى بقية الفريق.

ولو نسيوا يعملوا دة ، فستحصل على عدة إصدارات من جدول البيانات “الفردي” – وكلها تحتوي على بيانات مختلفة قليلاً. كيف ستعرف أيهما صحيح؟ هذه وصفة أكيدة لخلق عملية بيع فوضوية .

5. جداول البيانات عرضة للأخطاء.

متفق ان جداول البيانات ليست عرضة للأخطاء ، لكن مستخدميها اكيد كدة ، عشان في عدد كبير من الأشخاص على جدول بيانات واحد ، ومع حدوث العديد من عمليات التحرير والحسابات في وقت واحد ، فمن الطبيعي أن تحتوي جداول البيانات على نوع من الخطأ. إذا كنت تطمح في الحصول على الدقة ، فلا تتوقع الحصول عليها من جداول البيانات. هذا هو السبب في أنه من الحكمة الاستثمار في برنامج قاعدة بيانات يمكنه حل الأخطاء بسرعة وبدقة من تلقاء نفسه ، أو إبلاغك بها لإصلاحها. لأن أسوأ جزء في جداول البيانات ، خاصة الكبيرة منها ، هو أنه من السهل تفويت الأخطاء إلا إذا كنت تقوم بمراجعتها صفًا تلو الآخر بإستمرار.

6. الإبلاغ ليس سهلا

من الصعب بما يكفي تجميع جميع الإصدارات المختلفة من جدول البيانات في نسخة رئيسية واحدة ، ولكن بعد ذلك يتعين على المديرين تجميع تقارير مفيدة بناءً على البيانات و كما يعلم أي شخص حاول الإبلاغ من Excel ، فهذا ليس بالامر السهل وكلما زادت تعقيد بياناتك ، زادت صعوبة إعداد التقارير.

7. تصور البيانات أمر صعب.

زي ما قلنا ، ممكن للمستخدمين إنشاء مخططات ورسوم بيانية في جداول البيانات. لكن “صنع” هي الكلمة الأساسية. إن تجميع أي نوع من تصور البيانات في جدول بيانات أمر محبط ويستغرق وقتًا طويلاً. يمكن للمديرين اختيار تخطي العناصر المرئية تمامًا – فهي ليست ضرورية بعد كل شيء. لكن تقديم جدول بيانات بطول آلاف الصفوف يضمن تشتيت انتباه أعضاء فريقك.

8. بيانات العملاء الهامة تحت رحمة الحياة اليومية.

إذا كنت تستخدم Excel ، فإنك تخاطر بفقدان البيانات. الكثير من البيانات. يمكن أن تفقد البيانات الموجودة على أجهزة الكمبيوتر الفردية فقط إلى الأبد إذا تعرض الكمبيوتر المحمول للوقوع أو وقعت عليه القهوة في حين تعد Google Sheets بديلاً رائعًا ، إلا أنها قد تتعرض أيضًا لفقدان البيانات إذا فقدت اتصالك بالإنترنت.

9. لا يوجد تكامل رئيسي مع أنظمة الأعمال.

إذا كنت ترغب في توصيل جداول البيانات الخاصة بك بالأنظمة الأخرى التي تستخدمها ، فيجب أن تأمل في وجود تكامل على Zapier أو أداة مماثلة لو دة محصلش ، فأنت محظوظ ، ولازم هتنقل البيانات يدويًا إلى الأنظمة الأخرى.

يعني الافتقار إلى التكامل أن العملاء والمحتملين قد يتلقون معلومات زائدة عن الحاجة  أو لا يحصلون على أي معلومات على الإطلاق فلا يُترجم أي من هذه السيناريوهات إلى مبيعات أو الي النمو لعملك.

10. تجعل جداول البيانات من الصعب على المديرين إدارة أعضاء الفريق.

من أجل الادارة بشكل فعال ، يحتاج المديرون إلى رؤية الإجراءات والعمليات اليومية لأعضاء فريقهم  هذا كل شيء ولكن من المستحيل القيام به من خلال جداول البيانات لانه سيصاب كل من أعضاء الفريق والمديرين بالإحباط سريعًا بسبب ما يبدو أنه دورة لا تنتهي من تحميل جداول البيانات وتنزيلها وإرفاقها وإرسالها بالبريد الإلكتروني.

البديل الأفضل هو أداة إدارة المشروع أو CRM الذي يحتفظ بسجل لجميع أنشطة المندوبين.

11. لا توفر جداول البيانات إمكانية الوصول عبر الجوال.

هذا أمر سيء لأي فريق ، لكنه سيء ​​بشكل خاص للمبيعات حيث ثبت أن الوصول المحمول إلى أنظمة المبيعات يزيد من إنتاجية المندوبين – بنسبة تصل إلى 24٪ ، وفقًا لبعض التقديرات ولكن بغض النظر عن المزايا الأخرى لجداول البيانات ، فهي ليست متوافقة تمامًا مع الجوّال. إن سحب جهاز كمبيوتر محمول في كل مرة تحتاج فيها إلى إدخال بيانات العميل أو تغييرها يصبح قديمًا بسرعة.

ولو قارنت هتلاقي ان Revamp CRM  بيقدم تطبيقًا للجوال للمندوبين لإدخال نشاطهم بسرعة.

12. من الصعب قياس جداول البيانات.

بمجرد أن تبدأ شركتك – وقائمة عملائك – في النمو ، ستحتاج جداول بيانات المبيعات إلى ذلك أيضًا. ومع ذلك ، كلما زاد حجم جدول البيانات ، زادت احتمالية احتوائه على أخطاء وصيغ معطلة بغض النظر عن أن جداول البيانات الكبيرة غير عملية بشكل كبير للمستخدمين والمسؤولين على حد سواء.

جداول البيانات شايفها صعبه مش كدة؟ ولكن متى تستخدم جدول بيانات على أنواع أخرى من الأدوات؟ دعنا نتناول تلك الحالات الآن.

متى تستخدم جدول البيانات

عندما تريد إدارة مجموعة بيانات كبيرة في وقت واحد

تعد جداول البيانات أداة ممتازة عندما تحتاج إلى التعامل مع مجموعة بيانات كبيرة ومعالجتها مرة واحدة فلنفترض أنك قمت بتصدير جميع بيانات للموقع الخاص بك ، وتريد العثور على الصفحات التي حصلت على أكبر عدد من الزيارات فيمكن أن تساعدك جداول البيانات في رؤية تلك البيانات لتاريخ واحد أو نطاق زمني واحد بسرعة في واجهة واحدة مألوفة.

ورغم دة ، لو كنت عاوزتكون متابع فبمرور الوقت جداول البيانات ليست أفضل أداة ، لأنه هيتعين عليك تصدير مجموعة البيانات في كل مرة تريد الوصول إليها. لا توجد أيضًا طريقة لتصور البيانات بسهولة ، لا يزال بإمكانك ذلك ، ولكن سيتعين عليك استخدام الصيغ المعقدة لاسترداد البيانات وتصورها بشكل صحيح.

عندما تبدأ شركتك للتو

جداول البيانات رخيصة – وأحيانًا مجانية ، كما هو الحال مع جداول بيانات Google عندما تبدأ شركة ما لأول مرة ، فإن الأموال لا تتدفق بالضبط، تكرس الشركات الناشئة كل أموالها لمنتجها – وتتعامل مع ما يكافئه

هذا يعني أنه عندما يحين وقت تتبع بيانات العملاء ، فإن جداول البيانات هي الخيار الطبيعي و من المنطقي أيضاً عندما يكون لديك عدد قليل من العملاء ، فمن السهل ببساطة إدخال معلوماتهم في جدول بيانات ومشاركتها مع مندوب مبيعات واحد أو اثنين من الموظفين.

ومع ذلك ، بمجرد أن يبدأ عملك في النمو ، من المهم أن تقوم بالترقية إلى قاعدة بيانات.

عندما لا توجد أداة مخصصة لما تريد القيام به

في بعض الحالات ، قد لا تكون هناك أداة يمكنها توفير التنظيم المخصص والميزات التعاونية التي توفرها جداول البيانات.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك جزء من فريق كتابة كبير مع أعضاء فريق موزعين، قد ترغب في أداة تسمح لك بمشاهدة جميع المقالات التي يعمل عليها الجميع وفرزها مرة واحدة ، بدلاً من الحاجة إلى النقر من والي لوحة البيانات ، كما تحتاج إلى القيام به في برنامج إدارة المشروع.

تعد جداول البيانات أداة رائعة لذلك، باستخدام الصيغ والوظائف ، يمكنك إنشاء جدول بيانات يقوم بالضبط بما تريده للقيام به.

لو كنت لا تندرج تحت هذه المعسكرات ، فمن الأفضل لك استخدام قاعدة بيانات بدلاً من جدول بيانات ، خاصة لو كنت تعمل في مجال المبيعات.

استخدام قواعد البيانات مقارنة بجداول البيانات

قواعد البيانات هي برامج مصممة لتخزين وتنظيم واسترجاع البيانات ففي المبيعات ، النوع الأكثر شيوعًا من قواعد البيانات المستخدمة هو مدير علاقات العملاء ، المعروف أيضًا باسم  CRM أولاً تعرف على فوائد CRM بعد ذلك ، دعنا نقارن العمل مع قاعدة البيانات بالعمل على جدول بيانات.

1. تعمل قاعدة البيانات كمصدر مركزي.

قاعدة بيانات CRM هي أداة تخزن جميع معلومات الاتصال بالعميل والعملاء في مكان مركزي واحد يمكن لفريقك بأكمله الوصول إليه بسهولة عبر أجهزة متعددة كما يمكن لهذا النظام تنظيم جميع البيانات المتعلقة بجهات الاتصال ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والدردشة الحية مع العملاء والتوقعات.

2. إنه يوفر تكاملاً سلسًا مع البرامج الأخرى.

وكمان يمكن دمج قاعدة بيانات CRM بسلاسة مع أنظمة الأعمال الأخرى لشركتك ، بما في ذلك برامج التسويق ، والتي يمكنها تحسين التعاون بين مؤسسات المبيعات والتسويق الخاصة بك ، مما يضمن عدم تلقي العملاء المحتملين لنفس المعلومات أو تفويتهم تمامًا.

3. من السهل توسيع نطاق الشركات المتنامية.

تعد جداول البيانات فعالة في تخزين البيانات الكمية الأساسية وغالبًا ما يتم صيانتها يدويًا فمن ناحية أخرى ، تعد قواعد البيانات أكثر فاعلية في تخزين البيانات النوعية ، وهذا هو سبب كونها مثالية للأعمال المعقدة مع قاعدة عملاء كبيرة أو عملية مبيعات معقدة فغالبًا ما تحتوي قواعد البيانات على اضافات اوتوماتيكيه تساعد المؤسسات على توفير الوقت عند الإدخال اليدوي.

بالنسبة للشركات التي تعمل على توسيع نطاق أو اكتساب عملاء جدد بسرعة في فترة زمنية قصيرة ، فإن الترقية من جداول البيانات إلى قاعدة بيانات CRM يمكن أن تساعد شركتك في البيع لمزيد من العملاء.

هل مزايا جداول البيانات تستحق تحمل العيوب؟

تنحصر فائدة استخدام جداول البيانات للأعمال في عاملين رئيسيين:

 أنها مجانية مع تطبيق (Microsoft Office أو Google Workspace) ، ولا تتطلب تدريبًا.

و دى بالتأكيد أسباب وجيهة – خاصة بالنسبة لشركة صغيرة بدون رأس مال كبير ولا يجوز اهداره حتي في موارد تدريب و لكن أداة قاعدة البيانات ، مثل Revamp CRM ، مناسبة بشكل أفضل لمعظم الفرق  وأفضل جزء هو أنه يمكن أن يكون CRM منخفض التكلفة مثل جدول البيانات و تخلص من جداول البيانات جنبًا إلى جنب مع جميع مشاكلهم المختلفة ، واحصل على CRM لتنمية فريقك وشركتك بشكل فعال

البرنامج الرائد لإدارة علاقات العملاء:

مقال ذات صلة

You May Also Like…

متى تحتاج الشركة إلى نظام CRM؟

متى تحتاج الشركة إلى نظام CRM؟

عدد معين من العملاء أو العملاء المتوقعين ،أم نظام CRM ؟ ما الذي يجب أن يأتي أولاً: من المحتمل أن تختار معظم الشركات...

0 تعليق